Un Plan de Dirección de Proyecto debe establecer qué hace cada interesado, por quién se realiza cada acción y cuándo ha de realizarse cada una.
Determinar quién hace cada cosa y cuándo, hace posible el entendimiento entre todos los interesados afianzando una organización mediante unas ''reglas de juego'' dentro de un compromiso de cooperación.
El objetivo principal es determinar qué se va a hacer durante todo el ciclo de vida del proyecto, y para ello, se establecen distintas las líneas base.
Para poder establecer estas líneas base el Director de Proyecto se apoya en los distintos planes de gestión.
Según el PMI, el Plan de Dirección de Proyecto se compondría de 12 (10+2) planes de gestión, las 4 (3+1) líneas base, el ciclo de vida y el enfoque del proyecto.
Planes de gestión:
Plan para la gestión del alcance.
Describe cómo se define, desarrolla, controla y verifica el alcance.
Un alcance lo más detallado posible facilitará mucho el conocimiento de los requisitos principales y la planificación del proyecto.
El alcance del proyecto es todo el trabajo que se tiene que realizar y sólo el trabajo que se tiene que realizar. De lo que se trata en este caso, es de evitar trabajos innecesarios y cambios que no pasaron por el control de cambios.
Plan para la gestión de los requisitos.
Según el PMI se dividen en requisitos de negocio y requisitos técnicos. La finalidad de este plan de gestión sería la entrega dentro de los plazos establecidos y cumpliendo las expectativas del cliente.
Plan de gestión del cronograma.
Establece las políticas y procedimientos para planificar, desarrollar, ejecutar y controlar el cronograma. También se aborda como se tratará cualquier cambio que afecte al cronograma como la imputación de retrasos.
Plan de gestión delos costos.
En este plan de gestión se estiman, asignan y controlan los costes de un proyecto.
Permite controlar que no se sobrepase el presupuesto inicial.
Plan de gestión de la calidad.
Este plan de gestión establece como se va a garantizar la calidad en el proyecto.
La necesidad de de contar con un plan de calidad viene establecida en la norma ISO 9001, que es la base del Sistema de Gestión de Calidad.
Plan de gestión de los recursos.
Es necesario conocer el alcance para poder desarrollar este plan de gestión en el que se describirá que tipo de personal es necesario, como se obtendrá y cuando debe desarrollar su actividad.
Plan de gestión de las comunicaciones.
La comunicación entre todas las partes interesadas es fundamental, por ello este plan de gestión establece como se va a establecer la comunicación, por que medios en cada caso, idioma en que se va a llevar a cabo, como realizar escalados, matrices RACI, etc. De forma que la comunicación sea lo más formal y la información fácilmente recuperable. El objetivo es que la información llegue a todos los destinaros interesados y solo a los interesados para cada caso.
Plan de gestión de los riesgos.
Este plan debe ayudar a detectar, analizar cuantitativa y cualitativamente los riesgos, además de ayudar a establecer posibles acciones ante los riesgos.
Normalmente al hablar de riesgos, solo se piensa en la connotación negativa, pero también aplica a las oportunidades que puedan surgir.
Plan de gestión de las adquisiciones.
Este plan identifica, registra, programa y establece como se llevaran a cabo las compras de bienes y servicios que necesitará el proyecto.
Plan de involucramiento de los interesados.
Este plan está muy ligado al plan de comunicación , aunque de lo que se trata en este plan de desarrollar estrategias de gestión que hagan que los interesados participen de forma efectiva.
Líneas base.
Línea base del alcance.
Es el alcance inicial acordado y la EDT ( Estructura de Desglose de Trabajo), que se utiliza como base de comparación.
Línea base del cronograma.
Versión aprobada de modelo de programación que se utilizará como base de comparación.
Línea base de costos.
Versión aprobada del presupuesto con sus fases de tiempo que servirá como base de comparación.
Opcionalmente se podrían añadir:
Plan de gestión de cambios.
Este plan , aunque adicional, creo que es de gran importancia , pues establece un mecanismo de gestión de cualquier cambio propuesto por cualquiera de las partes sobre cualquiera de las lineas base. Se establece como se realizaran las peticiones, quien analizará cada caso, reporte de impacto en cronograma, coste y alcance y quien aprobará o rechazará los cambios .
Plan de gestión de la configuración.
Este plan define los elementos que son configurables y los que necesitan aplicar el control de cambios.
Línea base para la medición del desempeño.
Esta línea base se establecería a lo previsto en cuanto alcance , costo y cronograma y su cumplimento en conjunto.
Descripción del ciclo de vida del proyecto.
Describe las fases por las que atraviesa el proyecto desde su inicio hasta su cierre.
Enfoque del desarrollo.
Describe el enfoque de desarrollo del producto o entregable final.
En definitiva, la planificación es la base de la gestión de proyectos, por ello todo el tiempo dedicado a la creación del Plan de Dirección de Proyecto es una buena inversión.
