Según la guía del PMI PMPBOK 6th ED, dentro del área de conocimiento ''Gestión de las adquisiciones del proyecto'', a la hora de realizar el proceso de ''Planificar la gestión de las adquisiciones del proyecto'' deberemos documentar las decisiones de las adquisiciones de proyecto,especificar el enfoque de las adquisiciones , e identificar a los proveedores potenciales. de forma podremos determinar que adquirir,de qué forma y cuándo hacerlo.
Precisamente, para descubrir cómo hacerlo tendremos definido dentro de los Activos de los Procesos de la Organización los distintos tipos de contrato que se utilizarían en el proyecto.
En gestión de proyectos podemos encontrarnos en el rol de comprador , vendedor o ambos a la vez. Estas situaciones y el tipo de contrato que firmemos tendrá impacto directo sobre el presupuesto del proyecto y por lo tanto, en el éxito del proyecto. Es muy recomendable conocer estos tipos de contratos y sus aplicaciones , así como el riesgo que implican.
Hay tres tipos de contratos:
- Contratos de Costes Reembolsables.
El riesgo de coste para el comprador es elevado. El cliente debe pagar todos los costos reales y autorizados que se den durante el proyecto, ademas de unos honorarios.
Ideal para aquellos proyectos en los que el alcance no está lo suficientemente claro y no hay forma de ser exacto en la estimación de costos.
La ventaja es que se puede comenzar con un alcance a alto nivel, al no tener que bajar el nivel del alcance se puede comenzar con mayor rapidez.
Por el contrario, seguramente el vendedor no controlara tan estrechamente los gastos , como en otro tipo de contratos y será necesario auditar las facturas del vendedor, por lo que el esfuerzo en gestión será mayor.
El precio final es una fuente de incertidumbre y, por lo tanto, aquí subyace el incremento del riesgo.
Modalidades de Contratos de Costos Reembolsables:
Costos mas Honorarios Fijos (CPFF).
Se pagan al vendedor todos los costos autorizados y sus honorarios, que deberían estar determinados en la desde la estimación de costos al inicio del proyecto.
Costos con Honorarios más Incentivos.(CPIF).
Se abonan al vendedor los costos autorizados y honorarios además de incentivos predeterminados basados en la consecución de objetivos. El comprador y el vendedor comparten las desviaciones de una forma pactada y explicita en el contrato.
Costos más Honorarios por cumplimiento de incentivos (CPAF).
Se le pagan al vendedor todos los costos legítimos y la parte de honorarios se abona en base a la satisfacción de criterios de desempeño acordados en el contrato.
- Contratos de Costes Fijos.
El riesgo de coste es bajo para el comprador. Se cuerda un precio fijo para la entrega de un producto bien o servicio. El precio es cerrado (órdenes de compra), por lo que no se espera un cambio significativo en el alcance.
Al contrario con un contrato de Costes reembolsables, la seguridad de conocer un alcance a bajo nivel, penaliza con unos tiempos de comienzo mas lentos.
Modalidades de Contratos de Costos Fijo:
Precio fijo cerrado (FFP).
El precio se fija al comienzo y se mantiene durante todo el periodo de vigencia salvo cambios en el alcance.
Precio Fijo mas Honorarios e Incentivos (FPIF).
Este tipo de contrato permite cierta flexibilidad en el desempeño, fijándose un precio tope y todos los costos que lo superen son asumidos por el vendedor.
Precio fijo con Ajustes Económicos de Precios (FPEPA).
Este tipo de contratos permite realizar los ajustes monetarios necesarios predefinidos al precio del contrato según los condicionantes tenidos en cuenta como precios de materiales o pagos en distinta moneda.
- Contrato por Tiempo y Materiales .
El riesgo de coste para el vendedor es medio. Tienen una parte del precio cerrada y otra variable . La parte fija puede ser el precio por unidad pactado y la parte variable es la cantidad de unidades necesarias. Según el PMI se usan para contratar cualquier tipo de apoyo cuando no es posible definir un enunciado preciso del trabajo.
