¿Qué es el ciclo de vida de un proyecto?

El ciclo de vida de un proyecto comprende las distintas fases desde que se plantea la posibilidad de llevar a cabo dicho proyecto hasta su propia entrega.

Según el PMI el ciclo de vida de un proyecto estaría compuesto de las siguientes fases:

1.- Anteproyecto.

El anteproyecto es aquella fase en la que se evalúan las necesidades de ejecución del proyecto, se especifica un caso de negocio y se crearía el plan de gestión de beneficios.

Un proyecto es normalmente largo , surgen imprevistos y situaciones que pueden causar la perdida de la inversión. El plan de gestión de los beneficios del proyecto asegura que los entregables del proyecto aportan valor a la empresa y que se recogerá el retorno de la inversión esperado.

El caso de negocio justifica la necesidad del proyecto.

En cuanto a mi humilde opinión esta parte, puede ser responsabilidad del departamento comercial, financiero y la dirección de la empresa, aunque creo que es beneficioso que el futuro gestor de proyecto, si no esta directamente involucrado, esté informado de como transcurre dicha fase. 

2.- Inicio del proyecto.

En esta fase se firma el acta de constitución de proyecto , que es donde realmente debe entrar de lleno el director de proyecto , ya que es en la firma del acta de constitución del proyecto donde se le da autoridad y el contacto con el cliente ya se debería haber producido.
El acta de constitución de proyecto es la representación formal de la existencia del proyecto como tal.

3.- Organización y preparación .

Esta es la parte que mas me gusta a día de hoy. En esta fase , es en la que se prepara el plan de dirección de proyecto y representa el cómo se van a hacer las cosas a lo largo del proyecto.

Básicamente se trata de establecer unas reglas de juego, que deberán ser aceptadas y consensuadas por todas las partes para evitar futuras polémicas y malestar, especialmente de cara al cliente.

Creo que es básico tener definido dentro de este plan de dirección de proyecto planes de gestión de interesados , de comunicaciones , de seguimiento, de gestión de cambios, etc.

Un buen plan de dirección de proyecto facilita mucho una buena relación con el cliente y creo que fomenta la honestidad y transparencia .

Normalmente suele haber planes de gestión predefinidos por el PMO , pero siempre es positivo involucrar a los interesados para dar algunas 'pinceladas' y que estén cómodos con como se va a realizar la gestión del proyecto.

4.- Ejecución del trabajo.

Claramente esta fase es hacer cumplir en forma y tiempo el plan de proyecto, y hacer su seguimiento atendiendo a la identificación de riesgos, seguimiento, gestión de cambios, reportes, etc.

Esta fase depende directamente del plan de dirección de proyecto y la ejecución de un buen plan de proyecto que tenga absolutamente todo el trabajo a realizar, bien organizado en sus correspondientes paquetes de trabajo, que tenga bien definidas sus dependencias y que esté basado en el juicio de expertos.

5.- Fase de Completar o cierre de proyecto.

Esta fase debe definir como se medirá el éxito del proyecto interna y externamente.

Externamente, es decir de cara al cliente, parece ser buena idea crear un listado de hitos que se deberán haber conseguido a lo largo del proyecto en tiempo y la conclusión de todos ellos con la aceptación formal de cliente validando la calidad mínima de cada uno de ellos daría por concluido el proyecto.

Internamente, haber cumplido con los objetivos externos, y el cumplimiento del presupuesto. También podría medirse con el cumplimiento del plan de gestión de beneficios o de las medidas financieras acordadas en el caso de negocio.

Estas medidas según el PMI serian :

1. NPV: Es el valor actual neto, Sirve para determinar la viabilidad de un proyecto. si al medir los ingresos y egresos descontando la inversión inicial , se obtiene un saldo positivo , hay viabilidad
2. ROI: Es el retorno de la inversión y serian los ingresos del proyecto restando los gastos , dividiéndolo entre el costo total multiplicado por 100. Así calcularíamos el rendimiento obtenido de una inversión. 

El conocimiento de la cultura local en un proyecto

Como estamos en periodo vacacional, vamos a relajarnos un poco, comentando algo curioso, pero no poco útil de cara al desarrollo del trabajo que desempeña un gestor de proyectos cuando interactúa con otras culturas

Tras haber trabajado, en varias empresas de diferentes nacionalidades, americana,francesa,alemana , china y haber tratado con personas de Oriente próximo en algún proyecto, se puede comprender lo importante que es conocer cómo es la cultura en cada área del mundo.
Debemos tener en cuenta las diferentes costumbres locales para tener una correcta  comunicación  y ambiente con el equipo y el propio cliente .

El 80 % del trabajo del del gestor de proyectos se basa en la comunicación y la organización. 

El calendario

Una de las principales y más evidente de las diferencias culturales que puede encontrarse un gestor de proyectos, es el calendario. No es lo mismo que nos basemos en el calendario gregoriano, usado generalmente en Europa, que en el chino, o el musulmán.

Para los musulmanes el día festivo en la semana es el viernes, a diferencia del calendario gregoriano, que es el domingo, por lo tanto, la gran diferencia aquí será el fin de semana.

Tampoco están todos alineados en cuanto al año actual. Estos son algunos ejemplos:

- Según el calendario gregoriano (Europa): 2019
- Según el calendario chino: 4716
- Según el calendario judío : 5779
- Según el calendario musulmán: 1440

Y cada uno de estos calendarios tiene su fecha de cambio de año, con lo que hay que tener en cuenta que los periodos de baja actividad en una compañía por vacaciones, también serán distintos. 
El calendario chino cambia de año en Febrero, el musulmán sobre Marzo, el budista en Abril y el judío a finales de Septiembre.

El idioma

También es importante conocer los giros del idioma español en América latina. Hay muchas palabras que no son usuales en el español peninsular.
Algo que puede provocar algún malentendido o situación incomoda , por ejemplo, es el uso de la palabra ''coger''. En Costa Rica , esta palabra se refriere al acto amoroso, y los españoles, lo usamos bastante , pero con el significado de asir , agarrar. Posiblemente haya muchas anécdotas sobre esto

El saludo

No menos importante es saber como saludar a las personas a las que se visita.

En Polonia no estaría muy bien visto saludar con dos besos como se hace en España, lo correcto es que si no has visto antes a esa persona, des o te den la mano independientemente del genero de los saludados.No suele haber ''small talk''

En Costa Rica por ejemplo, están dispuestos a tender la mano o dar un beso en la mejilla, es de buena educación preguntar acerca de la familia.
A mí personalmente me encanta el motivador "Pura  vida!! " con el que también te saludan

En algunos países de Oriente próximo, el beso entre distintos sexos esta prohibido, por lo que queda patente la importancia de informarse de la cultura local.

En China, a pesar de no estar el beso dentro del saludo, si que se acepta el apretón de manos, pero lo correcto es saludar con una reverencia

Grupos de Procesos en la Dirección de Proyectos

Esta entrada quizá sea la mas difícil de explicar con mis propias palabras debido a lo concreto que es el PMI dentro de la definición de los diferentes grupos de procesos en la dirección de proyectos.

Dentro de la dirección de proyectos , y según la guía del PMBOK , existen cinco grupos  de procesos , los cuales son independientes de las fases de proyecto, que son algo distinto.

Cada grupo de procesos tiene su entrada de información y dan como resultado una salida específica .Entradas, métodos, herramientas utilizadas y salidas pueden ser adaptadas según la naturaleza del proyecto.

Estos son los grupos de procesos:

Grupo de Procesos de Inicio.

Definen un nuevo proyecto.

- Proceso de Desarrollar el Acta de constitución de Proyecto.
- Proceso de Identificación de los Interesados.

Grupo de Procesos de Planificacion. 

Cierran el alcance del proyecto y define las acciones a seguir para llegar al objetivo.

- Proceso de Desarrollo del Plan de Dirección de Proyecto.
- Proceso de Planificación de Gestión del Alcance.
- Proceso de Recopilación de Requisitos .
- Proceso de Definición del alcance .
- Proceso de Creación de la Estructura de Desglose de Trabajo.
- Proceso de Planificación de Gestión del Cronograma.
- Proceso de Definición de Actividades.
- Proceso de Secuenciación de Actividades .
- Proceso de Estimación de Duración de actividades.
- Proceso de Desarrollo de Cronograma.
- Proceso de Planificación de Gestión de Costos .
- Proceso de Determinación de presupuesto
- Proceso de Determinar la Gestión de la Calidad
- Proceso de Planificar la Gestión de Recursos.
- Proceso de Estimación de Recursos para las actividades.
- Proceso de Planificación de la Gestión de las Comunicaciones.
- Proceso de Planificación de Gestión de Riesgos.
- Proceso de Identificación de Riesgos.
- Proceso de Análisis Cuantitativo de Riesgos .
- Proceso de Análisis Cualitativo de Riesgos.
- Proceso de Planificación de Respuesta a Riesgos.
- Proceso de Planificación de Gestión de Adquisiciones.
- Proceso de Planificación de Involucramiento de los Interesados.

Grupo de Procesos de Ejecución

Hacen cumplir el plan de dirección de proyecto.

- Proceso de Dirección y Gestión del Trabajo del Proyecto.
- Proceso de Gestionar el Conocimiento de Proyecto.
- Proceso de Gestión de Calidad.
- Proceso de Adquisición de Recursos .
- Proceso de Desarrollo del Equipo.
- Proceso de Dirección del Equipo.
- Proceso de Gestión de las comunicaciones.
- Proceso de Implementar Respuesta a Riesgos.
- Proceso de Efectuar las Adquisiciones.
- Proceso de Gestionar la Participación de los Interesados.

Grupo de Procesos de Monitoreo y Control

Son necesarios para hacer seguimiento del desempeño del proyecto , detectando puntos de mejora e iniciando los cambios necesarios sobre el plan de proyecto.

- Proceso de Monitorear y Controlar el trabajo.
- Proceso de Realización del control Integrado de Cambios.
- Proceso de Validación del Alcance.
- Proceso de Control del Alcance.
- Proceso de Control del Cronograma.
- Proceso de Control de Costos.
- Proceso de Control de Recursos.
- Proceso de Monitorización de las Comunicaciones.
- Proceso de Monitorización de Riesgos.
- Proceso de Control de Adquisiciones.
- Proceso de Monitorizacion del Involucramiento de los interesados.


Grupo de Procesos de Cierre

Son los procesos destinados a cerrar formalmente el proyecto.

- Proceso de Cierre de Proyecto o Fase.

Poco a poco y en sucesivas entradas iré explicando en que consiste cada uno de los procesos y que relación tiene con cada área de conocimiento , que serian las siguientes :

- Gestión de la Integración del Proyecto
- Gestión del Alcance del Proyecto
- Gestión de Cronograma del Proyecto
- Gestión de los Costos del Proyecto
- Gestión de la Calidad del Proyecto
- Gestión de los Recursos del Proyecto
- Gestión de las Comunicaciones del Proyecto
- Gestión de los Riesgos del Proyecto
- Gestión de las Adquisiciones del Proyecto
- Gestión de los interesados del Proyecto

En realidad y para comprender la gestión de proyectos es necesario conocer los grupos de procesos , las áreas de conocimiento y su interrelación , para poner en funcionamiento las buenas practicas propuestas por el PMI .
En esta entrada se ha descrito lo que podría ser la columna vertebral de la gestión de proyectos.