1- Procesos de Inicio.
2- Procesos de Planificación.
3- Procesos de Ejecución.
4- Procesos de Monitoreo y Control.
5- Procesos de Cierre.
En esta entrada trataré de explicar en que consiste el Grupo de Procesos de Inicio, según el PMI.
El objetivo de este Grupo de Procesos de Inicio es :
- Definir un nuevo proyecto .
- Establecer cuales son las expectativas de los interesados.
- Alinear a todos los interesados para poder lograr las expectativas deseadas.
- Dar validez al proyecto.
- Asignar un Director de Proyecto.
- Si el proyecto se compone de varias fases, confirmar la validez de la información al comienzo de cada fase.
- Establecer criterios de éxito.
Puede ocurrir que el Director de Proyectos esta involucrado desde el desarrollo del caso de negocio, pero en otras ocasiones el anteproyecto puede haber sido desarrollado por el PMO, el Comité de Dirección de Portafolios u otro organismo, en cuyo caso toda la documentación previa habrá sido revisada por ellos antes de aprobar el proyecto.
Si el Director de Proyecto se involucra en una fase temprana tendrá un alto conocimiento de los factores que limitan y componen el alcance del proyecto, corriendo el riesgo de haber dedicado gran tiempo de trabajo si finalmente no se firmase el Acta de Constitución del Proyecto.
Si el director de proyecto se involucra en la firma del Acta de Constitución del Proyecto, se habrá optimizado el tiempo de trabajo del Director de Proyecto, corriendo el riesgo de que se pueda perder información en el traspaso al Director de Proyecto.
Proceso Desarrollar el Acta de Constitución de Proyecto.
El Acta de Constitución de Proyecto da validez oficial y formal a la existencia del proyecto, ademas de dar autoridad al Director de Proyecto.
Este proceso normalmente sólo se lleva a cabo una sola vez en el proyecto.
Como entradas a este proceso serian, según el PMI, los siguientes documentos.
- Documentos de negocio y acuerdos.
- Factores ambientales de la organización
- Activos de los procesos de la organización.
Los Factores Ambientales de la Organización son aquellos factores de los que no se tiene control, como pueden ser la cultura de la organización, disponibilidad de recursos, restricciones legales, condiciones de mercado, estándares gubernamentales, etc.
Los Activos de los procesos de la organización son planes, procesos, políticas, registros que compondrían un base de conocimiento. En este apartado tendrían cabida,por ejemplo, los registros de lecciones aprendidas, los procesos establecidos e instrucciones de trabajo.
Como salidas a este proceso tendríamos:
- Acta de Constitución de Proyecto.
- Registro de Supuestos.
El Registro de Supuestos sería una definición a alto nivel de especificaciones, plan de proyecto , plazos de entrega y riesgos inicialmente detectados.
Proceso de Identificar a los Interesados.
Teniendo en cuenta que el trabajo del Director de proyectos se basa en la comunicación con los interesados, es vital poder identificar a los interesados y analizar sus intereses e influencia sobre el éxito del proyecto.
Este proceso se realizaría periódicamente a lo largo del proyecto.
Como entradas a este proceso, según el PMI serían:
- Acta de Constitución del Proyecto.
- Documentos de Negocio.
- Plan de Dirección de Proyecto.
- Documentación de Proyecto.
- Acuerdos.
- Factores Ambientales de la Empresa.
- Activos de los Procesos de la Organización.
Dentro del Plan de Dirección de proyecto, deberíamos poder encontrar y analizar el Plan de Gestión de las Comunicaciones, organigramas, etc
Dentro de la Documentación de Proyecto deberíamos poder encontrar y revisar cualquier tipo de registro, como pudiera ser el registro de cambios, registro de riesgos, etc.
Como salidas de este proceso, según el PMI, se obtendrían:
- Registro de interesados.
- Solicitudes de Cambio.
- Actualizaciones al Plan de Dirección de Proyecto.
- Actualizaciones a los documentos del proyecto.
Este grupo de procesos consolida el proyecto como tal, da autoridad y responsabilidad al Director de proyecto y ayuda a la organización básica de la gestión del proyecto así como también establece las relaciones entre interesados, permite crear estrategias de implicación en el proyecto determinar qué y a quién comunicar y comprender el contexto de cada proyecto dentro de cada organización.
Con estos dos procesos tendríamos completo el Grupo de Procesos de Inicio del proyecto según la recomendación del PMI en su PMBOK.
Recomiendo la lectura del PMBOK VI, pues es la guía de referencia en gestión de proyectos y se puede tener una visión mas profunda de cada grupo de procesos.
