Proyecto, programa y portafolio

Una vez entendido que es un proyecto podemos entender que , un proyecto se ejecuta atendiendo al cumplimento del plan estratégico determinado por la organización, pero.. ¿Como organizarse de forma eficiente para cumplirlo?

Una dificultad de las empresas que reúnen varios proyectos es como organizar la ejecución de todos los encargos comprometidos de una forma eficiente , de forma que el coste sea contenido, los recursos y tiempos sean los adecuados entre proyectos relacionados y se pueda cumplir con los objetivos estratégicos de la organización.

Una organización puede ordenarse a tres niveles según el PMI:

a) Proyecto.
b) Programa.
c) Portafolio.


Organización a nivel de proyecto.

Para el PMI, un proyecto, es un esfuerzo temporal para crear un producto o servicio único, y se suele representar como un conjunto de actividades con fechas de inicio y fin.Puede formar parte de un programa por tener relación con otros proyectos o pueden ser independientes.

La gestión de un proyecto puede ser llevada a cabo independientemente , dentro de un programa o dentro de un portafolio.

Un proyecto, es un medio para llegar a la operación gestionada desde la estrategia dictada en el pan estratégico de la compañía.


Organización a nivel de programa.

Un programa es un conjunto de varios proyectos interrelacionados ejecutables de forma secuencial , solapada o en paralelo, cuya consecución en su orden programado con sus dependencias conduce a la organización a la consecución de alguno de los objetivos de negocio.
Si los proyectos de un programa se ejecutaran individualmente , no obtendrían el mismo nivel de beneficio que coordinadamente.

La dirección de programa se encarga de establecer dependencias entre proyectos y coordinar la ejecución de cara reducir costes, materializar oportunidades y evitar riesgos.

La gestión de programas se realiza a alto nivel , sin entrar en las actividades de cada proyecto.
Gestionar el programa facilita la planificación , seguimiento y evaluación de varios proyectos interrelacionados , pudiendo obtener informes y gestionar un calendario para todos los miembros del equipo.

En definitiva , controlando el programa , se controla coste y beneficio en el largo plazo con la ejecución de varios proyectos de forma ''correcta''.


Ejemplo de Programa de Renovación tecnológica de un club aeronáutico

• Proyecto de renovacion de dispositivos
• Proyecto para uso de hosting en la nube
• Proyecto renovacion software ERP

Organización a nivel de portafolio

Un portafolio es la unidad de gestión de proyectos de nivel superior.

Un portafolio gestiona programas y proyectos individuales que no tienen relación entre si, pero cuya priorización y consecución ayudan a alcanzar los objetivos estratégicos de la organización.

La gestión de Portafolios se realiza a alto nivel , sin entrar en las actividades de cada proyecto o programa.

Dentro del portafolio , es necesario incluir las operaciones gestionadas , pues aún no siendo objeto de la gestión de proyectos , debe ser tenida en cuenta en la gestión del portafolio por ser elemento clave en la consecución de los objetivos estratégicos de la organización.

Los portafolios son resultado de las reuniones de planificación estratégica de la organización. A este nivel lo que se busca es la ejecución de los proyectos ''correctos'', y puede ser que el alcance de los programas cambie según la consecución de los objetivos marcados por la estrategia de negocio o cambios en la propia estrategia.


Ejemplo de portafolio

• Programa Reducción de costos eléctricos
• Programa Renovación tecnológica de un club aeronautico
• Proyecto Desarrollo de software cobro para una entidad bancaria
• Proyecto Cambio de sede

Los directores de proyecto interactúan con los directores de programa y de portafolio, cuando sus proyectos están dentro de las estructuras de organización superior, siendo clave el reporte del estado de los proyectos hacia estancias superiores , como la comunicación de los cambios en los objetivos estratégicos y prioridades hacia estancias inferiores.

¿Qué es un proyecto?

¿Qué es un proyecto?

Quizá esta sea una pregunta muy obvia , sobre todo para los que ya tienen cierta experiencia en la gestión de proyectos , pero quizá también sea bueno describir que es un proyecto y en que consiste.

Todos los proyectos nacen dentro de un contexto que por lo general suele estar relacionado con satisfacer la necesidad de los interesados en llegar a un objetivo comercial, pero también puede tener su germen dentro del cumplimiento legal o la mejora continua.

Un proyecto se define como un esfuerzo temporal que se lleva acabo para crear un producto , servicio o resultado único o su combinación y  pueden ser unipersonales o grupales o, con una o varias organizaciones involucradas.

Pongamos el ejemplo de una cadena de producción para fabricar un vehículo:

El objetivo seria la llegar a hacer posible la ejecución de todas las acciones necesarias para que se pueda fabricar un vehículo determinado .Esto supondría un esfuerzo temporal para crear una linea de montaje cumpliendo los requerimientos técnicos proporcionados por los expertos, entre otros.

Un proyecto cumplirá su objetivo mediante las producción de entregables , que podrán ser tangibles o intangibles pero verificables y que son necesarios para completar procesos , fases o el propio proyecto.

Siguiendo con el ejemplo anterior , podría tener como entregable final una cadena de montaje capaz de fabricar un determinado vehículo , pero es necesario cumplir con otros entregables intermedios como haber finalizado la construcción de la zona de recepción de piezas , que seria un entregable tangible, como también haber cumplido la finalización de la zona de pintura o ensamblaje .Pero también los hay intangibles como la formación del personal para la fabricación de los vehículos.
A pesar de ser tangibles o intangibles todos ellos serian verificables y evidenciables de cara a buscar una aceptación de cada hito.Un hito seria luna tarea dentro del plan , de duración 0 que simboliza haber conseguido un logro importante dentro del proyecto.No tiene duración por simbolizar un momento del proyecto.

No habría que confundirse con la fabricación del determinado modelo de vehículo de forma sistemática , pues esto no seria un esfuerzo temporal, sino que seria un esfuerzo continuo y predecible que llamaremos operación . La operación esta fuera de la gestión de proyectos y se centra en la generación de bienes o servicios de forma continua . En este caso el vehículo.

Se puede realizar la repetición de un proyecto como la construcción de una determinada infraestructura, pero a pesar de tratarse del mismo entregable final, cada proyecto es distinto por alguna característica clave que condiciona al proyecto, como la ubicación , legislación local , etc.

Trasladado al ejemplo de la cadena de producción , crear una cadena de montaje para fabricar vehículos puede tener básicamente los mismos hitos , pero es necesario adaptar el plan de proyecto. Puede ser que se tenga que cumplir una legislación distinta de un país a otro , Que se reciban las piezas proveedores por barco o por carretera , o que en lugar de fabricar un utilitario se quiera fabricar un autocar , lo cual haría que el proyecto tomara su "personalidad", siendo básicamente lo mismo , pero con sus particularidades.

Un proyecto siempre tiene un principio y un final , que estaría definido por su ciclo de vida .Un proyecto  termina cuando o bien se ha logrado el objetivo del proyecto , cuando se sabe que el objetivo no puede cumplirse por motivos financieros , falta de recursos humanos , desparece la necesidad del proyecto o debido a causas legales.

Los proyectos impulsan un cambio y hacen posible la creación de valor del negocio.El valor de negocio se refiere al beneficio creado que puede ir desde el propiamente monetario al conocimiento  y prestigio de una marca.

Seguramente que al implantar un a cadena de producción haya un beneficio económico, pero muchas veces , este puede pasar a segundo plano , buscando un reconocimiento en el sector, lo cual podría revertir a futuro en prestigio o posicionamiento y mas a largo plazo, mayor beneficio económico.

Esto podría ser una descripción somera de lo que es un proyecto en lo que a la teoría se refiere. El papel del gestor de proyectos es muy similar a la de un director de orquesta que tiene que ir pautando el momento en que entra cada instrumento para crear una obra de arte. No solo hay que tener aprendida la teoría . El conocimiento aunque sea a grandes rasgos de cada instrumento y de la orquesta  junto con la experiencia afianzan el éxito en cualquier caso.

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Fuente PMBOK 6ED