Adversidades en proyectos, ¿Qué son?¿Qué hacer?
El director de proyectos siempre hace las estimaciones sobre sus proyectos apoyándose en los análisis de los distintos equipos interesados , fechas de hitos , presupuestos y , cómo no, de los riesgos detectados y su cuantificación y cualificación. A partir de esta información, se pueden trazar los planes de mitigación que se incluirán en el Registro de Riesgos.
Aunque el Director de Proyecto quiera tener todos los riesgos y situaciones controladas, el proyecto no deja de ser como la vida misma: Siempre surge alguna situación no deseada ni prevista que hay que solucionar para que nuestros planes se puedan alcanzar en las condiciones deseadas.
Por ello el Director de Proyectos debe estar preparado para afrontar cualquier situación que pueda darse en el desarrollo del proyecto con el mejor talante y preparado para ser resolutivo.
El Director de Proyecto no solo debe planificar pautar y reportar, también debe ser el medio principal de resolución de problemas.
La mejor forma de evitar un problema es la prevención mediante el análisis de los riesgos en la planificación del proyecto, pero cuando surge un imprevisto, lo mejor es tener la confianza de las personas interesadas en el proyecto, para que las malas noticias nos lleguen cuanto antes, incluso antes de realizar las reuniones de seguimiento de proyecto. Se debe interiorizar que cuanto más margen de reacción haya, mayor probabilidad de minimizar el impacto sobre los objetivos del proyecto tendremos.
Las adversidades surgidas a lo largo de los proyectos pueden ser de 3 tipos: Problemas de baja índole, Riesgos materializados y problemas críticos.
1 . Problemas de baja índole.
Son pequeños problemas imprevistos de muy bajo impacto que no tienen el peso suficiente como para estar reflejado en el registro de riesgos y por ellos no tienen plan de mitigación definido. Esto es porque no interfieren de una forma contundente a la consecución de los objetivos establecidos en el proyecto. Suelen afectar a las holguras previstas entre tareas, pero no impactan en las líneas base del proyecto.
2. Riesgos materializados.
Hay dos tipos de riesgos: Los conocidos y los desconocidos.
Los riesgos conocidos son aquellos que han sido identificados y registrados en el Registro de Riesgos, previamente cuantificados, cualificados y sobre los que se ha previsto un plan de mitigación.
Cuando nos enfrentamos a la materialización de un riesgo conocido , simplemente tendremos que seguir el plan alternativo trazado y registrado en el Registro de Riesgos.
Los riesgos no conocidos son aquellos que no se identificaron o se clasificaron como de baja índole y por lo tanto no se registraron en el Registro de Riesgos .Normalmente su impacto es alto o muy alto.
En ambos casos se debe investigar , analizar, y decidir sobre posibles alternativas de solución , pero también hay que escalar el problema a la PMO y al patrocinador del proyecto, informando del problema , soluciones e impactos sobre las líneas base del proyecto. De esta forma la dirección y el patrocinador podrán decidir sobre si los márgenes previstos pueden absorber el impacto producido.
3. Problemas críticos.
Lo mas normal es que se trate de un riesgo no identificado en la fase de planificación que se ha materializado en la fase de ejecución del proyecto, de forma que no permita continuar con el proyecto y la consecución de sus objetivos.
Esta situación debe ser escalada a la PMO y al patrocinador de forma que se autorice el inicio de la fase de cierre de proyecto.
Por lo general suelen ser situaciones , políticas, legales, económicas o técnicas que no permiten continuar con el proyecto.
Ya sea un problema de baja índole, Riesgo materializado o problema crítico, todos los problemas tienen unas pautas mínimas para ser abordados:
1. Identificar el problema.
2. Analizar las características del problema.
3. Determinar las causas principales.
4. Diseñar un plan para la eliminación de las causas.
5. Ejecutar el plan de mitigación.
6. Verificación de que el plan de mitigación ha sido exitoso.
7. Estandarización, mitigando los casos del mismo tipo que se puedan dar.
8. Registrar como lección aprendida y crear historial.
En la práctica, una buena anticipación a los problemas con un buen análisis de riesgos, ayuda mucho a la correcta ejecución del proyecto. Para conseguir mantener el proyecto dentro de las líneas base, es necesario haber estudiado correctamente todo lo referente al proyecto, desde la situación política del país donde desarrolla el proyecto, el contexto económico, hasta las relaciones con terceras partes involucradas o determinadas actividades técnicas.
