El Acta de Constitución de Proyecto y su proceso

Según el PMBOK 6^th Edition, El Acta de Constitución de Proyecto es un documento de alto nivel que autoriza formalmente la existencia del proyecto y confiere al Director de Proyectos la autoridad para asignar los recursos de la organización a las actividades del proyecto.En definitiva es el punto de partida del proyecto.

Con el Acta de Constitución de Proyecto se crea un vínculo entre la organización solicitante y la organización ejecutora del proyecto.Este documento deberá ser creado por el patrocinador y la recomendación del PMI es que el Director de proyectos colabore en su creación para un mejor entendimiento del proyecto en sí. Este documento será aprobado por el sponsor.

El Acta de Constitución de Proyecto se nutre de los documentos de negocio, de los acuerdos formales, factores ambientales de la empresa y los activos de procesos de la organización para dar lugar al propio Acta de Constitución de Proyecto y el registro de supuestos, que debe contener las restricciones y supuestos estratégicos y operativos a alto nivel identificados en el caso de negocio.

El Acta de constitución de Proyecto documenta la información de alto nivel a cerca del proyecto y del entregable final, buscando obtener un documento a alto nivel, que alinee a todos los interesados en la descripción de qué se quiere conseguir y con que características. 

El Acta de Constitución de Proyecto determina qué se va a hacer sin entrar en el de talle de cómo se va a hacer, ya que esto es lo que se deberá hacer en el grupo de procesos de planificación.

El Acta de Constitución de proyecto debe ser lo más conciso posible, explicando con claridad el alcance deseado y las fechas de consecución como mínimo.Esta información se debería poder ampliar con los recursos con los que va a contar el proyecto.

El objetivo final es una base que aporte claridad y consenso entre todos los interesados, y que esto quede plasmado en un documento formal que evitará malentendidos y fricciones.

El proceso de creación de Acta de Constitución de Proyecto se realiza una sola vez al comienzo del proyecto, aunque, el PMI recomienda que se revisen los grupos de proceso de inicial menos al comienzo de cada fase del proyecto si las hubiera.

Una propuesta para el contenido del Acta de Constitución de Proyecto podría ser la siguiente:

• Director de proyecto asignado.
• Propósito del proyecto.
• Descripción del alcance a alto nivel.
• Listado de entregables de alto nivel.
• Descripción de limitaciones del proyecto.
• Descripción a alto nivel de los requisitos.
• Premisas y riesgos generales del proyecto.
• Resumen de cronograma de hitos.
• Criterios de medición de éxito del proyecto.
• Listado de interesados clave.
• Recursos financieros asignados.
• Patrocinador y/o autorizadores del Acta de Constitución de Proyecto.

Involucrar a todos los interesados aumenta la probabilidad de éxito en el proyecto. Buscar en el comienzo del proyecto un entendimiento común facilitará la aceptación de los entregables. Al ser extremadamente positivo el involucramiento de los interesados, este proceso de creación de Acta de Constitución de Proyecto se encuentra directamente relacionado con el otro proceso de inicio que es ''Identificar a los interesados''